Workflow-automatisering kan de HR-afdeling enorm helpen door handmatige, repetitieve taken te stroomlijnen en te digitaliseren. In HR zijner veel terugkerende processen, zoals werving, onboarding, prestatiebeoordelingen en salarisadministratie. Door deze te automatiseren, kan HR zich richten op strategischere activiteiten, zoals talentontwikkeling en organisatiecultuur. In dit artikel bespreken we de voordelen van workflow-automatisering voor HR, concrete toepassingen en de beste strategie om automatisering succesvol te implementeren.

‍

Wat is Workflow Automatisering in de HR-afdeling?

Workflow-automatisering in HR houdt in dat routinematige taken worden overgenomen door software, op basis van vooraf ingestelde regels en triggers. Dit maakt het mogelijk om bijvoorbeeld taken zoals goedkeuringen, meldingen en formulieren automatisch af te handelen zonder handmatige tussenkomst. Door automatisering in HR toe te passen, kunnen organisaties sneller, nauwkeuriger en consistenter werken, wat de algehele efficiëntie en ervaring van zowel HR-medewerkers als werknemers verbetert.

‍

Voordelen van Workflow Automatisering voor HR

Workflow-automatisering brengt voor HR specifieke voordelen met zich mee, die bijdragen aan zowel een verbeterde medewerkers ervaring als een hogere operationele efficiëntie:

• Efficiëntie en Tijdbesparing: Door repetitieve taken te automatiseren, kunnen HR-medewerkers zich richten op strategische initiatieven, zoals talentontwikkeling en culturele verbetering.
• Verbeterde Nauwkeurigheid: Automatisering vermindert fouten bij het invoeren en verwerken van gegevens, zoals bij verlofaanvragen en salarisadministratie, wat consistentie waarborgt.
• Snellere Werving en Onboarding: Automatisering versnelt het proces van werving en onboarding, wat nieuwe medewerkers een soepele en georganiseerde ervaring biedt.
• Betere Compliance en Documentbeheer: Automatisering zorgt ervoor dat HR-procedures voldoen aan regelgeving door geautomatiseerde controles en het tijdig archiveren van documenten.

‍

Toepassingen van Workflow Automatisering in HR

Geautomatiseerde Werving en Selectie

Het wervingsproces omvat vaak veel herhalende taken, zoals het plaatsen van vacatures, het verwerken van sollicitaties en het plannen van interviews. Met automatisering kan de HR-afdeling deze stappen efficiënt beheren. Zodra een sollicitant een aanvraag indient, kan het systeem automatisch een bevestigingsmail sturen en deze kandidaat in de database opslaan. Het kan ook geautomatiseerde beoordelingssystemen gebruiken om CV’s te scannen en sollicitanten te rangschikken op basis van hun kwalificaties.

Onboarding van Nieuwe Medewerkers

Onboarding is een proces met meerdere stappen, van het invullen van formulieren tot introducties met teamleden. Automatisering kan een onboarding-checklist maken die nieuwe medewerkers door elke stap van het proces leidt, inclusief het versturen van welkomstmails, het delen van bedrijfsinformatie en het inplannen van kennismakingsgesprekken. Dit zorgt ervoor dat alle vereiste stappen worden gevolgd en dat nieuwe medewerkers een consistente en georganiseerde ervaring krijgen.

Verlof- en Tijdbeheer

Een veelvoorkomende taak in HR is het bijhouden en goedkeuren van verlofaanvragen. Automatisering maakt het mogelijk dat medewerkers hun verlof via een digitaal formulier kunnen aanvragen. Het systeem kan vervolgens automatisch de juiste manager notificeren voor goedkeuring en de verlofstatus in real-time bijwerken in het systeem. Dit vermindert administratieve last en maakt het proces transparant voor zowel medewerkers als leidinggevenden.

Prestatiebeheer en Evaluaties

Prestatiebeoordelingen zijn essentieel voor de ontwikkeling van medewerkers, maar kunnen een intensief proces zijn. Met workflow-automatisering kan HR beoordelingsformulieren opstellen, evaluatieschema’s plannen en herinneringen sturen naar medewerkers en managers. Na afloop van de evaluatie kan het systeem automatisch feedback verzamelen en opslaan in het medewerkersdossier. Dit stroomlijnt het proces en zorgt voorconsistentie en eerlijkheid in beoordelingen.

Offboarding en Exit processen

Het offboarding-proces is vaak complex en vereist coördinatie tussen verschillende afdelingen. Automatisering kan helpen om dit proces ordelijk te laten verlopen, bijvoorbeeld door een checklist op testellen voor terugkerende taken zoals het verzamelen van bedrijfseigendommen, het beëindigen van toegangsrechten en het verwerken van einddocumenten. Dit zorgt ervoor dat de exit van een medewerker professioneel en volledig volgens protocol verloopt.

‍

Stappen om Workflow Automatisering in HR te Implementeren

Stap 1: Bepaal Automatiseringsbehoeften

Identificeer de meest tijdrovende en repetitieve processen binnen de HR-afdeling die baat kunnen hebben bij automatisering. Dit kunnen taken zijn zoals verlofbeheer, het versturen van mededelingen of het onboarden van nieuwe medewerkers. Door de juiste processen te kiezen, kan HR zich richten op verbeteringen die het meeste impact hebben.

Stap 2: Kies de Juiste Automatiseringstools

Er zijn verschillende HR-automatiseringstools beschikbaar, zoals BambooHR, Zoho People en Workday, elk met unieke functies voor specifieke HR-behoeften. Kies een tool die past bij de schaal en behoeften van je organisatie en die gemakkelijk kan integreren met andere bedrijfssoftware, zoals je bestaande salarisadministratiesystemen of CRM-software.

Stap 3: Ontwikkel en Test Workflows

Ontwerp workflows die aansluiten op de geautomatiseerde processen die je wilt implementeren. Begin met eenvoudige processen zoals verlofaanvragen en breid geleidelijk uit naar complexere workflows zoals onboarding. Test deze workflows om zeker te zijn van hun functionaliteit en om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de behoeften van de gebruikers.

Stap 4: Monitor, Analyseer en Optimaliseer

Workflow-automatisering is een doorlopend proces. Monitor de prestaties van de geautomatiseerde workflows en verzamel feedback om eventuele verbeteringen door te voeren. Analyseer gegevens om inzicht te krijgen in de efficiëntie en of er aanvullende stappen nodig zijn om de workflows te optimaliseren.

Extra Tip: Kies een Strategische Automatiseringspartner

Voor een soepele implementatie van workflow-automatisering in HR kan het verstandig zijn om een strategische partner te kiezen. Een partner met expertise in HR-technologie kan helpen bij de keuze van tools, het aanpassen van workflows en het trainen van het HR-team. Dit zorgt ervoor dat automatisering op de meest effectieve manier wordt geïmplementeerd en afgestemd op de specifieke behoeften van jouw organisatie.

‍

Conclusie

Workflow-automatisering biedt HR-teams de mogelijkheid om tijdrovende processen te stroomlijnen, de medewerkers ervaring te verbeteren en strategischer te werken. Door repetitieve taken zoals werving, onboarding en prestatiebeheer te automatiseren, kan de HR-afdeling focussen op initiatieven die bijdragen aan een sterke organisatiecultuur en medewerkersbetrokkenheid.

Overweeg om vandaag nog te starten met het onderzoeken van de juiste automatiseringstools en een strategische partner om jouw HR-afdeling naar een hoger niveau te tillen!

‍