Privacy beleid
Auto Mate
Artikel 1. Definities
1.1. In dit privacy beleid worden de hiernavolgende met een begin hoofdletter geschreven termen in de navolgende betekenis gebruikt, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven of uit de context anders blijkt:
AI-Chatbot: De door Auto Mate ontwikkelde AI gestuurde chatbot die Auto Mate in het kader van de Overeenkomst aan de Klant beschikbaar stelt;
Procesautomatisering: De door Auto Mate ontwikkelde software voor
procesautomatisering die Auto Mate in het kader van de
Overeenkomst aan de Klant beschikbaar stelt voor de
automatisering van specifieke bedrijfsprocessen,
afgestemd op de wensen van de Klant;
AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming;
Betrokkene: De natuurlijke persoon van wie Persoonsgegevens worden verwerkt;
Auto Mate: De gebruiker van dit privacy beleid: Auto Mate gevestigd aan Wagenmakershoek 38 te Lunteren, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder KvK-nummer 95344152;
Klant: De rechtspersoon, de organisatie of de natuurlijke persoon die handelt in de uitoefening van zijn beroep of zijn bedrijf die met Auto Mate een Overeenkomst is aangegaan of wenst aan te gaan;
Persoonsgegevens: Gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
Overeenkomst: De overeenkomst tussen de Klant en Auto Mate.
1.2. Tenzij uit de context anders blijkt, verwijzen gedefinieerde begrippen in het enkelvoud tevens naar het meervoud en vice versa.
Artikel 2. Algemeen, verwerkingsverantwoordelijke en contactgegevens
2.1. In dit privacy beleid staat beschreven op welke wijze Auto Mate Persoonsgegevens verwerkt i.v.m. de Overeenkomsten.
2.2. De verwerkingsverantwoordelijk eis:
Auto Mate
Wagenmakershoek38
6741XT Lunteren
Nederland
KvK-nummer: 95344152
e-mailadres: info@automatenederland.com
Telefoonnummer: +31 6 18 86 46 37
2.3. Voor Auto Mate is een zorgvuldige omgang met Persoonsgegevens van groot belang. Ten aanzien van de verwerking van Persoonsgegevens handelt Auto Mate volgens de AVG.
Artikel 3. Betrokkenen en verzamelen van Persoonsgegevens
3.1. Auto Mate verwerkt Persoonsgegevens van de contactpersoon van de Klant en, indien dat niet dezelfde persoon is, van de wettelijke vertegenwoordiger van de Klant.
3.2. Auto Mate verzamelt Persoonsgegevens op het moment dat:
a. De Klant een aanvraag heeft ingediend bij Auto Mate;
b. De Klant een Overeenkomst met Auto Mate is aangegaan.
Artikel 4. Persoonsgegevens
4.1. Auto Mate verwerkt de volgende Persoonsgegevens:
a. Voornaam;
b. Achternaam;
c. E-mailadres;
d. Telefoonnummer;
e. Naam van de werkgever;
f. Functie.
4.2. De verstrekking van de Persoonsgegevens genoemd in artikel 4.1 sub. a. t/m d. zijn noodzakelijk voor de totstandkoming van de Overeenkomst, zodat Auto Mate weet wie zijn contactpersoon is bij de Klant dan wel wie de wettelijke vertegenwoordiger is van de Klant. Zonder het verstrekken van deze Persoonsgegevens kan Auto Mate geen werkzaamheden voor de Klantuitvoeren.
4.3. Auto Mate verwerkt geen bijzondere Persoonsgegevens.
Artikel 5. Doeleinden en grondslagen
5.1. Auto Mate verwerkt de Persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
a. Totstandkoming en uitvoering van de Overeenkomst, zoals:
i. Het sturen van een offerte;
ii. Het opstellen van de Overeenkomst;
iii. Het uitvoeren van maatwerk ontwikkelingswerkzaamheden;
iv. Het beschikbaar stellen van de AI-Chatbot en/of Procesautomatisering;
v. Het verlenen van support i.v.m.de AI-Chatbot en/of Procesautomatisering.
Hiervoor worden de Persoonsgegevens verwerkt genoemd in artikel 4.1 sub a.t/m f.
De grondslag vandeze verwerking is de uitvoering van de Overeenkomst.
b. Communicatiedoeleinden, zoals:
i. Het in behandeling nemen van een vraag, opmerking, verzoek of klacht;
ii. Het informeren over de voortgang van de afhandeling van een vraag, opmerking, verzoek of klacht;
iii. Het informeren van de Klant over maatregelen die Auto Mate neemt waardoorhet gebruik van de AI-Chatboten/of Procesautomatisering door de Klant wordt beperkt.
Hiervoor worden de volgende Persoonsgegevens verwerkt: Voornaam, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer.
De grondslag van deze verwerking is de uitvoering van de Overeenkomst.
c. Administratieve doeleinden, zoals:
i. Het opstellen van de factuur;
ii. Het via de e-mail sturen van de factuur;
iii. Het bijhouden van een database met zakelijke relaties.
Hiervoor worden de Persoonsgegevens verwerkt genoemd in artikel 4.1 sub a. t/m f.
De grondslag van deze verwerking is de uitvoering van de Overeenkomst.
d. Marketingdoeleinden, zijnde het sturen van nieuwsbrieven, zie ook artikel 6.
Hiervoor worden de volgende Persoonsgegevens verwerkt: Voornaam, achternaam en e-mailadres.
De grondslag van deze verwerking is de toestemming van de Betrokkene.
5.2. Het is mogelijk dat Auto Mate op basis van de grondslag wettelijke verplichting genoodzaakt is Persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld ingeval van fraude, optreden tegen illegale inhoud of op bevel van de politie.
5.3. Auto Mate verwerkt alleen de Persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor de bestaande doeleinden. Auto Mate streeft naar minimale gegevensverwerking.
5.4. Auto Mate zal de Persoonsgegevens niet verwerken voor andere doeleinden dan omschreven in dit privacy beleid.
5.5. Auto Mate maakt geen gebruik van automatische besluitvorming.
Artikel 6. Nieuwsbrieven
6.1. Er worden enkel nieuwsbrieven naar de Betrokkene gestuurd, indien de Betrokkene zich heeft ingeschreven voor nieuwsbrieven en zodoende de Betrokkene toestemming heeft verleend voor het sturen van deze nieuwsbrieven naar het door de Betrokkene opgegeven e-mailadres. De Betrokkene kan zich te allen tijde afmelden voor deze nieuwsbrieven.
6.2. De Betrokkene kan zich op de volgende wijzen afmelden voor nieuwsbrieven:
a. Door in de e-mail waarin de nieuwsbrief is opgenomen op de link te klikken waarmee de Betrokkene zich kan afmelden voor nieuwsbrieven. Een afmeld link is in elke nieuwsbrief opgenomen;
b. Door contact op te nemen met Auto Mate, zie artikel 2.2 voor de contactgegevens.
Artikel 7. Beveiligingsmaatregelen en opslag
7.1. Om inzage van Persoonsgegevens door onbevoegden, verlies, diefstal en onrechtmatig gebruik van Persoonsgegevens te voorkomen, heeft Auto Mate verschillende beveiligingsmaatregelen getroffen, waaronder maatregelen tegen ongeoorloofde toegang, gebruik, wijziging, onrechtmatige en onbedoelde vernietiging en onbedoeld verlies van de Persoonsgegevens. Auto Mate heeft o.a. de volgende beveiligingsmaatregelen genomen:
a. Het gebruiken van beveiligde systemen met sterke wachtwoorden om toegang door onbevoegden tot informatiesystemen te voorkomen;
b. Het gebruik van antivirussoftware;
c. Het geregeld uitvoeren van beveiligingsupdates.
7.2. Auto Mate zal de Persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren zoals omschreven in artikel 5.1,waarvoor de Persoonsgegevens worden verwerkt, met een maximum van 1 jaar na het einde van de Overeenkomst op basis waarvan de Persoonsgegevens worden verwerkt, tenzij er een wettelijke plicht is die langere bewaring vereist.
Artikel 8. Wissen van Persoonsgegevens
8.1. Auto Mate zal Persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging verwijderen uit zijn systemen o.a. indien:
a. De Persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verwerkt;
b. De Betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking van zijn Persoonsgegevens en dit bezwaar terecht is;
c. De Persoonsgegevens onjuist of achterhaald zijn.
8.2. Auto Mate is niet verplicht Persoonsgegevens te wissenindien sprake is van een van de in de wet omschreven situaties waarbij het“ recht op vergetelheid” niet van toepassing is.
Artikel 9. Inzagerecht, recht op overdraagbaarheid, rectificatie en verwijderen
9.1. Op verzoek verleent Auto Mate aan de Betrokkene inzage in de Persoonsgegevens die Auto Mate van de Betrokkene verwerkt en verstrekt Auto Mate de Betrokkene kosteloos een kopie van deze Persoonsgegevens in een zodanige vorm zodat de Betrokkene zelf de Persoonsgegevens aan een derde kan verstrekken.
9.2. Auto Mate biedt de Betrokkene de mogelijkheid om kosteloos eventueel onjuiste gegevens die Auto Mate van de Betrokkene verwerkt te laten corrigeren of te verwijderen.
Artikel 10. Bezwaar
10.1. De Betrokkene kan bij Auto Mate bezwaar maken tegen de verwerking van zijn Persoonsgegevens indien de Betrokkene daarvoor gezien zijn specifieke situatie een goede reden heeft. Nadat Auto Mate het bezwaar van de Betrokkene heeft ontvangen, stopt Auto Mate met de verwerking van de Persoonsgegevens van de Betrokkene, tenzij Auto Mate bij de verwerking van Persoonsgegevens gerechtvaardigde belangen heeft die zwaarder wegen dan het belang van de Betrokkene.
Artikel 11. Recht van beperking
11.1. Indien door de Betrokkene een verzoek is ingediend i.v.m. het aanpassen, aanvullen of wissen van zijn Persoonsgegevens of een bezwaar is ingediend i.v.m. de verwerking van zijn Persoonsgegevens en het in behandeling nemen, verwerken en uitvoeren van dit verzoek of dat bezwaar enige tijd duurt, dan kan de Betrokkene Auto Mate verzoeken de verwerking van zijn Persoonsgegevens te beperken.
Artikel 12. Toestemming
12.1. De Betrokkene kan een verleende toestemming m.b.t. de verwerking van zijn Persoonsgegevens op ieder moment intrekken. De intrekking van een toestemming heeft geen terugwerkende kracht.
Artikel 13. Vragen, verzoeken en klachten
13.1. Voor:
a. Vragen over dit privacy beleid en/of over de wijze waarop Auto Mate Persoonsgegevens verwerkt; of
b. Het intrekken van een verleende toestemming; of
c. Het uitoefenen van een van de rechten omschreven in artikel 9, 10 of 11; of
d. Het melden van (vermoedelijke) misbruik dat wordt gemaakt van de Persoonsgegevens die Auto Mate verwerkt van de Betrokkene,
kan de Betrokkene via de e-mail info@automatenederland.comof telefonisch +31 6 18 86 46 37 contact opnemen met Auto Mate.
13.2. Indien de Betrokkene een beroep doet op een van de rechten omschreven in artikel 9, 10 of 11, dan:
a. Kan Auto Mate, indien Auto Mate twijfelt of hij met de juiste persoon te maken heeft, om extra informatie vragen;
b. Informeert Auto Mate de Betrokkene binnen 1 maand na het ontvangst van het verzoek over het gevolg dat aan het verzoek is gegeven.
13.3. Indien Auto Mate op verzoek van de Betrokkene Persoonsgegevens van de Betrokkene corrigeert, aanvult of verwijdert of de verwerking van de Persoonsgegevens beëindigt of beperkt of een ingetrokken toestemming heeft verwerkt, dan stelt Auto Mate de Betrokkene daarvan op de hoogte.
13.4. Indien de Betrokkene van mening is dat de verwerking van Persoonsgegevensdoor Auto Mate niet in overeenstemming is met dit privacy beleid en/of met de toepasselijke wet- en regelgeving, dan kan de Betrokkene een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij een toezichthoudende autoriteit in het land waar de Betrokkene woonachtig is.
Artikel 14. Cookies
14.1. De website van Auto Mate maakt gebruik van cookies. Voor meer informatie over de cookies op de website van Auto Mate kan de Klant het cookiebeleid van Auto Mate raadplegen, zie [link naar cookiebeleid].
Artikel 15. Wijzigingen
15.1. Auto Mate behoudt zich het recht voor om eenzijdig wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid, bijvoorbeeld vanwege een wetswijziging. Op de website van Auto Mate staat de nieuwste versie van het privacy beleid van Auto Mate.